Qualitätsmanagement – ein Manifest. Teil 1.4

Ein Manifest für ein funktionierendes Qualitätsmanagement: Ziel des Manifests ist die kritische Betrachtung der eigenen, vielleicht schon lange vorhandenen und daher etablierten Systeme. Die Systeme haben sich oft im Umfang weiterentwickelt. In ihrer Qualität oftmals nicht. Oder sie haben sich nicht weiterentwickelt und bestehen einfach nur so weiter. Parallelsysteme sind entstanden. Die Konsequenzen: Bedeutungslosigkeit, Redundanzen und am Ende eine umfangreiche Blindleistung.

 

Warum ein Manifest zu Qualitätsmanagement? 

Zunächst die Frage: Ein Manifest? Die zweite: Echt jetzt? Und die dritte: Haben wir das nicht schon beantwortet? Nun ja. Das ist immerhin schon der vierte Teil. Daher:

Tatsächlich sind diese Fragen schon  beantwortet worden, und zwar beim Einstieg in das „Manifest eines funktionierenden Qualitätsmanagements“. Der Link dazu befindet sich am Ende des Textes. Aber die Kurzform kann ich hier doch noch schnell wiederholen: Managementsysteme werden teilweise als Verschwendung von Zeit und Geld, als nutzlos bewertet. Ich habe dazu im ersten Teil als Beispiel das Schieben eines Autos als Vergleich herangezogen. Das ist nicht die Schuld des Autos! Qualitätsmanagementsysteme werden auch heute noch viel zu sehr geschoben. So soll dieses Manifest den Start-Knopf, das Gaspedal, die Blinker, das Navi, aber auch die Bremsen, Sprit und alle anderen wesentlichen Funktionen aufzeigen.

Das Manifest soll den Fokus darauf legen, was sein muss. Es handelt um ein konstruktives Manifest.

 

 

Ziel des Manifests für ein  funktionierendes Qualitätsmanagement

Das Manifest soll in 111 Manifestationen mit dem Brennglas auf einzelne wesentliche Themen vorhandener Systeme fokussieren. Es ersetzt aber noch nicht einmal im Ansatz die jeweils gültige Norm. Im Gegenteil. Das Manifest unterstreicht, unterstützt die Norm. Und es folgt keiner chronologischen Ordnung. Die 111 Manifestationen können in beliebiger Reihenfolge gelesen, betrachtet, analysiert und auf das System der Organisation gerichtet werden. Es geht sodann darum, die einzelnen Manifestationen mit ehrlicher Selbstreflexion im eigenen System zu hinterfragen. Sollte das Ergebnis lauten: „So machen wir das!“, dann ist das gut so. Und sollte das Ergebnis nicht so lauten … ja dann!

Und hier sind die Manifestationen 016 – 020:

 

Qualitätsmanagement Manifestation 016:

STELLE SICHER, DASS ALLE IN DER ORGANISATION DIE QUALITÄTSPOLITIK KENNEN UND LEBEN!

Eine Organisation muss für sich entscheiden, wofür sie steht – aber auch, wofür sie nicht steht, nicht stehen will. Eine #Qualitätspolitik jenseits der Banalität muss erarbeitet und formuliert werden. Siehe dazu auch Manifest 012. Es ist aber auch notwendig, dass alle Organisationsmitglieder genau diese kennen, verstehen und leben. Nur so ist der mögliche Handlungsrahmen mit seinen Grenzen und Freiheiten in der Praxis verortet.

Eine Qualitätspolitik – ein Leitbild – ist immer nur wirksam, wenn sie von allen Beteiligten gekannt, verstanden und dann gelebt wird. Sie bildet so den Handlungsrahmen für das System – und gewährleistet so die notwendigen Handlungsfreiheiten. Eine gut formulierte und von allen verstandene Qualitätspolitik legt somit Grenzen fest und schafft genau deswegen die notwendigen Freiheiten für alle Organisationsmitglieder. Ob diese dann genutzt werden, das steht wieder auf einem anderen Blatt Papier. Oder auch hier im Manifest …

 

Qualitätsmanagement Manifestation 017: 

VERKNÜPFE DIE PROZESSZIELE MIT DEN UNTERNEHMENSZIELEN!

Oftmals findet man Prozessziele formuliert, die durchaus- bezogen auf den Prozess – schlüssig und daher nachvollziehbar sind. Nicht mehr nachvollziehbar wird es aber dann, wenn die Prozessziele keine mittelbare oder unmittelbare Verlinkung zu den Unternehmenszielen haben. Damit ist der Dysfunktionalität Tür und Tor geöffnet: Alle erreichen ihre Prozessziele, aber die Organisation hat wenig bis nichts davon.

Wenn gut formulierte und vielleicht sogar auch gut nachvollziehbare Prozessziele keinen Zusammenhang mit den Unternehmenszielen haben, dann kann das System als Ganzes nur dysfunktional sein. Denn: Wie sollen Ziele einer Organisation erreicht werden, wenn die Prozesse mit ihrer Ausrichtung nicht genau darauf einzahlen. Wie sollen Organisationsziele erreicht werden, wenn nicht über Prozesse? Die einzige, aber keinesfalls zulässige Antwort wäre: Über ein Parallelsystem …

 

 

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Qualitätsmanagement Manifestation 018: 

FRAGE DICH, OB POLITIK, VISION UND ZIELE IN DEINER ORGANISATION IM EINKLANG SIND!

Der Kontext von Organisationen ändert sich. Das wissen wir seit einigen wenigen Jahren noch besser als zuvor. Organisationen ändern daraufhin ihre Ziele. Das ist logisch und natürlich notwendig. Was aber oft übersehen wird: Dass veränderte Zielsetzungen der eigenen Politik und der eigenen Vision enteilen. Das gilt es mittel- und vor allem langfristig zu verhindern. Ein funktionierendes Managementsystem ist nämlich genau auf diesen Einklang angewiesen.

Politik, Vision, Ziele? Sehr oft ist in Organisation das alles vorhanden! Nicht immer, aber oft.

Ziele werden in regel- und unregelmäßigen Leitungs- oder Klausurrunden und -tagungen immer wieder neu definiert. Das ist gut so! Aber stimmen diese dann noch mit der „alten“ Politik und der ursprünglichen Vision überein? Grundsätzlich sollte das der Fall sein, denn die neuen Ziele sollten natürlich auch genau im Rahmen der eigenen Politik und in Richtung Vision erarbeitet und formuliert werden. Daher: Ein konsequenter Abgleich in regelmäßigen Abständen hilft!

 

 

Qualitätsmanagement Manifestation 019: 

BETREIBE AKTIVES INTERNES MARKETING FÜR DAS MANAGAMENTSYSTEM!

Ein wesentlicher Anlass für das Verfassen des Manifests für ein funktionierendes Qualitätsmanagement waren Beiträge auf linkedIn (aber nicht nur dort), die die Sinnhaftigkeit von Managementsystemen in Zweifel zogen/ziehen. Meine Meinung ist, dass es nicht die Managementsysteme an sich sind, die kritisiert werden müssen, sondern die Art und Weise der Anwendung. Daher gilt es, Systeme im hohen Grad funktional zu gestalten, den Nutzen in den absoluten Fokus zu nehmen UND genau darauf dann auf allen Ebenen hinzuweisen. Erst wenn alle verstanden haben, welche Potenziale in einem funktionierendem Managementsystem stecken, erst dann kann ein System richtig funktionieren und eine positive Dynamik entwickeln. Insofern ist – zumindest vorerst – ein gewisses Marketing notwendig.

Der Ruf von Managementsystemen ist überschaubar gut. Zum Teil ist das – leider – nachvollziehbar. Es gibt viele Gründe dafür. Das sollte aber gerade die Motivation sein, daran etwas zu ändern. Sehr oft wird der Nutzen von Managementsystemen nicht bewusst wahrgenommen, dafür aber umso mehr das, was als einschränkend wahrgenommen wird. Daher ist es unumgänglich, permanent den Nutzen erlebbar und diesen dann bewusst zu machen: Dieses interne Marketing ist notwendig, um so die – auch notwendige – Akzeptanz immer weiter zu steigern. Und „Akzeptanz“ darf nur der erste Schritt sein …

 

 

Qualitätsmanagement Manifestation 020:

NUTZE DIE ENERGIE EINES EFFEKTIVEN UND EFFIZIENTEN PROZESSMANAGEMENTS!

Bei meinem ersten Post zum Manifest für ein funktionierendes Qualitätsmanagement habe ich das Auto-Beispiel verwendet. Das hat für einige Resonanz gesorgt. Heute greife ich das auf.
Es geht um das Prozessmanagement. Prozesse sind VIEL WENIGER Ablaufbeschreibungen, als VIEL MEHR Festlegungen zur Steuerung für Zielerreichungen. In Prozessen sind Dynamiken, Energien, Spannungen, Wechselwirkungskräfte. Das gilt es nicht nur zu berücksichtigen; das gilt es zu nutzen!

Mehrmals habe ich hier schon ein Auto-Beispiel angebracht. So auch diesmal: Ein Auto funktioniert nicht deswegen gut, weil der linke Blinker funktioniert. Natürlich ist der Blinker wichtig. Vor allem der linke. Es kommt aber auf das aufeinander abgestimmte Zusammenspiel aller Funktionen an. So verhält es sich auch in einem dynamischen Prozessmanagement. Die einzelnen Prozesse sind aufeinander abzustimmen. Der linke Blinker kündigt die Fahrt nach links an, die dann auch umgesetzt wird. Nur blinken hilft nicht.

 

In (un-)regelmäßigen Abständen werden hier die nächsten Teile des Manifests für ein funktionierendes Qualitätsmanagement veröffentlicht.

 

„Manifest für ein funktionierendes Qualitätsmanagement“

1. Teil Manifestationen 001-005  

2. Teil Manifestationen 006-010

3. Teil Manifestationen 011-015

5. Teil Manifestationen 021-025

 

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Dr. phil. Markus Reimer ist Keynote-Speaker und Lead Auditor für Managementsysteme.